Adjointe administrative ou Adjoint administratif

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Sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale, assiste celle-ci dans ses fonctions administratives. Elle est responsable de la préparation de la paie des employés, des tâches à caractère comptable et des fonctions de secrétariat, de l’organisation, de l’exécution et des suivis relatifs aux activités cléricales nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation.

• Tient à jour les heures de travail du personnel et procède à l’entrée de l’information au logiciel de traitement de la paie. Transmet les données de la paie à l’institution désignée aux fins de dépôt bancaire.
• Tient à jour les heures de vacances du personnel et de la banque de congé de maladie et des heures accumulées.
• Complète et achemine aux autorités gouvernementales, dans le respect des échéanciers, les formulaires T4, TP4, DAS mensuelles et autres au besoin ou sur demande.
• Procède à la préparation des contrats de service pour les résidants ainsi qu’à la facturation et assure la collecte des montants exigibles auprès de ces derniers.
• Facture les organismes concernés par des ententes de services et les autres sources de paiements : assurances, solidarité sociale, PAE, etc.
• Assure le suivi des comptes à payer; reçoit les factures, en effectue la vérification, prépare les chèques et les soumet à la direction générale.
• Prépare les rapports et les bilans de façon périodique; le décompte de la caisse, l’état des résultats et autres bilans financiers.
• Assiste aux réunions du comité des finances, ayant au préalable préparé les rapports financiers à présenter au CA.
• Préparation des documents et assistance auprès du directeur lors de la visite des vérificateurs externes.
• Procède à l’entrée de données statistiques ou autres données à l’aide des logiciels appropriés, en effectue la compilation, l’enregistrement, la tenue et la mise à jour.
• Produit les analyses, études et autres rapports requis dans l’exercice de ses fonctions ou sur demande de la DG.
• Assiste la DG dans la préparation du rapport d’activités annuel.
• Responsable de la gestion des dossiers des ressources humaines.
• S’assure du respect des règles de confidentialité des documents, de leur conservation, circulation et destruction.

• Un diplôme d’études collégiales en comptabilité;
• Une expérience de travail pertinente de 2 à 5 ans;
• Maîtrise de la suite Office (Excel, Word) et des logiciels comptables (Dynacom un atout);
• Maîtrise élevée de la langue française;