Chargé de secrétariat à la direction générale

Détails de l'emploi

    Horaire : temps plein
    Fin de l'affichage : 25 septembre 2020

Entreprise

    Ville de Sorel-Tracy
    3025, boulevard de Tracy, C.P. 368
    Sorel-Tracy
    J3P 7K1
    Télécopieur : 450 780-5649
    Courriel :

Responsabilités et prérequis

    La Ville de Sorel-Tracy est à la recherche d'une personne dynamique pour occuper la fonction de chargé de secrétariat à la Direction Générale, poste cadre à temps complet.

    Sous l'autorité du directeur général, la personne titulaire du poste est responsable du secrétariat général et administratif de la Direction générale et du Service des finances.

    De façon subsidiaire, elle supporte la Direction générale au niveau administratif, fait preuve de polyvalence et discrétion en assumant les responsabilités de la fonction. Elle coordonne la logistique des dossiers selon les instructions du directeur général. De plus, elle gère l'agenda de la Direction générale, l'accueil des visiteurs, la gestion des appels et du courrier, la rédaction et la correction de textes, la production de divers documents.

    Elle agit également à titre d'agent liaison entre la Ville et les différents ministères ou le personnel politique desdits ministères afin d'optimiser les différents programmes ou subventions pouvant être accessibles au monde municipal, à la Ville ou à ses directions. Pour ce faire, elle doit se tenir à jour des différents programmes de subvention élaborés par les ministères. Parallèlement à cette responsabilité, elle accompagne les directeurs de service, le cas échéant, dans la mise en oeuvre des programmes de subvention admissibles.

    Dans le cadre de sa fonction, elle procède à l'inventaire et au suivi des différentes procédures administratives afin de produire un guide de travail pour assurer une mémoire corporative standardisée.

    De plus, elle supervise la gestion administrative des adjointes administratives et des secrétaires de l'ensemble des directions. En collaboration avec les directions de service, elle s'assure que les politiques de gestion administrative sont appliquées comme elles se doivent. Elle participe à l'évaluation du rendement des employés sous sa responsabilité administrative, aux mesures correctives lorsque requises, à l'embauche, au recrutement et à la formation du personnel administratif relevant de ses fonctions. Elle travaille de concert avec le personnel de direction et du cabinet du maire.

     

    Exigences de base requises

    • Détenir un diplôme d'études universitaires - Baccalauréat en administration ou dans un programme d'étude pertinent à la fonction;
    • Posséder une certification universitaire complémentaire en gestion des ressources humaines sera considéré comme un atout important;
    • Posséder une expérience dans un environnement syndiqué, plus précisément dans le domaine municipale constitue un atout;
    • Une excellente maîtrise de la langue française, tant oral qu'écrite;
    • Maîtriser les outils informatiques, notamment les suites Office et Adobe ainsi que les principales technologies de l'information;
    • Connaissance de base de la langue anglaise;
    • Bonne connaissance du secteur des affaires municipales (atout).

    Profil recherché

    • Démontre une facilité dans les communications orales;
    • Sens de la planification, de l'organisation et du contrôle;
    • Posséder leadership et dynamisme;
    • Développer et établir de bonnes relations;
    • Discernement, diplomatie, sens politique, honnêteté et rigueur;
    • Possède un sens politique, un sens des responsabilités, une capacité d'organisation et de gestion des priorités ainsi qu'une capacité à travailler sous pression;
    • Capacité de résolution de problème;
    • Esprit de synthèse;
    • Très grande autonomie;
    • Faire preuve de discrétion et d'un haut niveau de confidentialité;
    • Capacité à développer et à établir de bonne relations avec le public.

Notes importantes

    Visitez notre site internet pour connaître la description complète de l'emploi.

    Les personnes intéressées à poser leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae, leur copie de diplôme et un formulaire de demande d'emploi disponible au www.ville.sorel-tracy.qc.ca avant 15h le vendredi 25 septembre 2020, et ce, par l'une des façons suivantes:
    Service des ressources humaine
    Ville de Sorel-Tracy
    3025, boulevard de Tracy, C.P. 368
    Sorel-Tracy (Québec) J3P 7K1

    Courriel: rh@ville.sorel-tracy.qc.ca
    Télécopieur: 450 780-5649

    Nous vous remercions de votre candidature, toutefois, seules les personnes retenues seront contactées.
    Nous souscrivons à un programme d'accès à l'égalité et nous encourageons les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Certaines mesures d'adaptation peuvent également être offerte aux personnes handicapées. Pour de plus amples informations, nous vous invitons à communiquer par courriel au rh@ville.sorel-tracy.qc.ca

    Moyen de communication :
    • Courriel
    • Par la poste
    • Télécopieur

    Courriel :

Services Québec